Hoogachtend Of Met Vriendelijke Groet

Ik herinner me nog goed die dag. Ik had wekenlang aan mijn sollicitatiebrief gewerkt, elke zin zorgvuldig gekozen. Eindelijk klaar, glom ik van trots. Snel nog even de afsluiting: "Hoogachtend," typte ik, zonder er verder over na te denken. Een paar dagen later kreeg ik een vriendelijke, maar afwijzende mail terug. De brief was goed, maar de toon, die paste niet helemaal, kreeg ik te horen. Had mijn brief iets verkeerd uitgestraald?

Dat bracht me aan het denken over die twee veelgebruikte afsluitingen in formele brieven: Hoogachtend en Met vriendelijke groet. Ze lijken zo onschuldig, maar hun impact kan verrassend groot zijn. Het kiezen van de juiste afsluiting is belangrijk, want het is de laatste indruk die je achterlaat.

Wanneer kies je wat?

De keuze tussen Hoogachtend en Met vriendelijke groet hangt vooral af van de context en de relatie met de ontvanger.

Hoogachtend: De formele afstand

Hoogachtend is de meest formele optie. Gebruik het in situaties waar strikte formaliteit vereist is. Denk aan een sollicitatiebrief, een klachtbrief aan een grote organisatie, of een brief aan een overheidsinstantie. Het straalt respect uit, maar ook een zekere afstand. Alsof je zegt: "Ik erken uw autoriteit en behandel u met het uiterste respect." In mijn geval was het misschien iets te afstandelijk voor het type bedrijf waar ik solliciteerde. Ze waardeerden wellicht een iets persoonlijkere benadering.

"Formaliteit is belangrijk, maar overdrijf het niet," waarschuwde mijn vader me later. "Soms kan een vriendelijke toon meer deuren openen."

Met vriendelijke groet: De persoonlijke touch

Met vriendelijke groet is de meest gangbare en veilige optie. Het is minder formeel dan Hoogachtend, maar nog steeds beleefd. Je kunt het gebruiken in de meeste zakelijke situaties, zeker als je al een (zij het oppervlakkige) relatie hebt met de ontvanger. Het suggereert een open communicatie en een zekere mate van goodwill. Het voelt warmer en toegankelijker aan.

Denk erover na: in welke situaties ben je geneigd om Met vriendelijke groet te gebruiken? Waarschijnlijk bij e-mails naar docenten die je al kent, of naar collega's bij een stage. Het is een prima keuze als je niet zeker weet welke afsluiting het meest passend is.

De lessen voor jouw studentenleven

De les hier is dat taal belangrijk is. Woorden hebben kracht. De manier waarop je jezelf uitdrukt, zowel schriftelijk als mondeling, beïnvloedt hoe anderen je zien. En dat geldt niet alleen voor brieven en e-mails. Denk aan de manier waarop je met je medestudenten praat, de toon die je gebruikt bij presentaties, en de feedback die je geeft aan anderen.

Wees je bewust van de context. Pas je taalgebruik aan de situatie aan. Wees formeel wanneer het nodig is, maar schuw de persoonlijke touch niet wanneer het kan. Een glimlach en een vriendelijk woord kunnen wonderen doen. En, net als bij mijn sollicitatiebrief, durf om feedback te vragen. Vraag je docent om je brieven te bekijken, of oefen je presentaties voor een vriend. Alleen door te oefenen en te leren, kun je je communicatievaardigheden verbeteren.

Bedenk je: achter elke brief, achter elke e-mail, zit een persoon. Behandel die persoon met respect en vriendelijkheid, ongeacht de formele eisen. Want uiteindelijk is het niet de afsluiting van je brief, maar de inhoud en de toon die de grootste indruk achterlaten. Jouw intentie en jouw persoonlijkheid schijnen erdoorheen.

Welke afsluiting je ook kiest, zorg ervoor dat het past bij jou en bij de situatie. Wees authentiek. Wees beleefd. En vooral: wees jezelf.